Konfiguration, anpassning och personifiering av affärssystem

torsdag, oktober 8, 2020 Informationssökning Implementera

I samband med implementeting av nytt affärssystem (eller ny modul i befintligt affärssystem) ställs ni ofta inför utmaningen, hur systemet kan och ska konfigureras, eventuellt anpassas eller till och med personaliseras för vissa användare.

Här tar vi upp skillnaderna och ger några goda råd på vägen i uppsättning av ditt affärssystem.

anpassa affärssystem bra eller dåligt

Vad är konfiguration av affärssystem?

Varje affärssystem levereras med många inställningsmöjligheter eller konfigurationer som måste parameter sättas korrekt. En vanlig parameter är till exempel att tillåta eller förhindra negativt lagersaldo.

Att förhindra negativt lagersaldo kan innebära att en transaktion stoppas omedelbart samt tvingar oss att hitta lagernivåfelet och sedan korrigera detta innan transaktionen kan slutföras.

Att sätta dessa parametrar i konfigurationen av affärssystemet kräver både omsorg och överväganden. Detta då vissa val kanske inte kan ändras i efterhand. Många konfigurationsalternativ interagerar dessutom med andra inställningar i affärssystemet som kanske inte verkar vara relaterade vid en första anblick.

Men de flesta konfigurationsval i ett modernt affärssystem kan förändras över tid när företagets verksamhet och krav ändras.

Vad är anpassning av affärssystem?

Med en anpassning i affärssystemet ändrar du den faktiska koden från programvaruleverantören. En del leverantörer talar då om att patcha standardkod eller standardobjekt. Du gör då ett medvetet val att skapa ett system som nu är unikt för er verksamhet och som efter anpassningen innehåller funktioner ni anser nödvändiga för verksamhetens behov.

Ett exempel på anpassning är till exempel att ni vill lägga till tidsstämplar för ändringar på en kundorder. Affärssystemen i detta exempel registrerar som standard när en försäljningsorder skapades och av vem. Inte mer.

Men er verksamhet önskar ytterligare tidsstämplar. Till exempel när orderrader läggs till på en kundorder eller när det sker andra förändringar på kundordern. Ni vill också veta när ett produktionsjobb skapades och när produktionsjobbet ändrades.

Med anpassningar för dessa tidsstämplar har ni lagt till funktionalitet i affärssystemet som är viktig för er verksamhet, utan att ändra några av de ursprungliga funktionerna som ingår i affärssystemet.

Risker med anpassningar i affärssystem

Att anpassa ett affärssystem kan korrigera eventuella brister som ditt företag upplever i affärssystemet och skapar den perfekta lösning som matchar företagets behov.

Det är dock inte en enkel sak att skapa denna perfektion.

Någon måste till exempel ha expertis och kunskap specificera anpassningen och någon ska utveckla och skriva koden för anpassningen. Viktigt är även behovet att noggrant förstå den ursprungliga koden i affärssystemet. Transaktioner ska flöda smidigt och kanske uppdatera flera tabeller. Där varje transaktion är skyddad av olika valideringar och andra säkerhetsåtgärder.

Åtgärder som håller din företagsinformation konsistent, så att den kan hämtas genom rapporter och andra utdata på ett konsekvent sätt. Dina anpassningar måste följa alla dessa regler. Om inte riskerar du att skada informationen som anges i en viss anpassad transaktion och andra uppgifter som har angetts tidigare eller efter transaktionen.

En anpassning är också svårare att underhålla jämfört med en konfiguration. Om anpassningen inte uppfyller framtida behov eller stöds av framtida uppgraderingar krävs ytterligare justeringar av anpassningen.

Din anpassning ger affärsstöd för din önskade process, men anpassningen kanske inte alls var nödvändig? Om du hade undersökt och grävt lite bredare och djupare kanske du hade hittat en annan metod att lösa affärsstödet. En metod som fungerar för ditt företag och som inte krävde någon anpassning.

Vad man bör ha i åtanke är att moderna affärssystem är mycket flexibla och utvecklade för att fungera i en mängd olika företag och branscher. Så var därför försiktig med att spendera pengar på anpassningar, när det kan finnas enklare lösningar som täcker ert behov.

Support av affärssystemet kan dessutom försvåras när anpassningar införs.

inställningar affärssystem ERP

Mindre risker med konfiguration än anpassning?

När du konfigurerar och parametersätter dit affärssystem använder du alltid den inbyggda, ursprungliga koden som hela affärssystemet baseras på. Det finns aldrig någon risk för att en del av ditt affärssystem inte fungerar om du använder ett konfigurationsalternativ.

Ditt affärssystem kommer att uppgraderas och förbättras av programvaruleverantören under den tid ni använder systemet. I samband med nya versioner kompletteras konfigurationsmöjligheterna och förbättrar affärssystemet.

Men en eller flera av de anpassningar ni har i affärssystemet kan i värsta fall leda till att affärssystemet helt enkelt inte fungerar, på grund av viss kodkonflikt efter en uppgradering.

Parametrar i affärssystemet är till skillnad från anpassningar standardkomponenter i affärssystemet som programvaruleverantören alltid kommer att stå bakom och garantera under hela affärssystemets livslängd.

Vad gäller inställningar i affärssystemet görs de ofta en gång och varar för alltid, såvida inte ditt företag utvecklas och kräver nya inställningar. "Ställ dem och glöm dem" är ett standardmantra.

Konfiguration ett viktigt steg i implementering av affärssystem

Det är många steg som leder till fram till en framgångsrik implementation av nytt affärssystem. Att ställa in de parametrar du behöver i affärssystemet är ett av dessa steg och får för ofta inte den uppmärksamhet de förtjänar.

Vad är standard leveransvillkor? Vilka är de normala betalningsvillkoren för kunder? När dessa exempel på standardinställningar laddas i konfigurationen av affärssystemet kan användare hoppa över inmatning av data i många fält, eftersom villkoren redan visas och är förifyllda som förslag i formuläret.

Vilket huvudbokskonto ska krediteras när vi säljer produkt A? Ska vi debitera samma konto när en kund returnerar produkt A, eller kräver ekonomisystemet att vi debiterar ett annat konto för returer?

Det finns parametrar för redovisning och ekonomisk kontroll som gör att transaktioner bara bokförs på de sätt som definieras av god bokföringssed och kan inte åsidosättas av användaren. De finansiella kontroller som vi förväntar oss av affärssystemet definieras via parametrar.

Korrekt användning av parametrar och inställningar eliminerar eller minskar med andra ord många upplevda behov av anpassningar i affärssystemet.

Anpassningar och parametrar i ett affärssystem ERP

Personalisera affärssystemet

Personaliseringar är konfigurationer och inställningar av affärssystemet som är begränsade till en enskild användare. De är inte anpassningar eftersom det inte krävs någon utveckling och kodning.

Det kan helt enkelt vara en färg eller teckensnitt som en enskild användare gillar eller som kan vara lättare att läsa än standardfärgen eller teckensnittet.

Det kan också vara ett fält som en användare behöver för att hantera en viss transaktion enklare, snabbare eller säkrare. Andra användare som aldrig gör denna typ av transaktion ser inte det specifika fältet. Det kan också vara en specifik dashboard eller startsida som innehåller precis den information som en viss användare har behov av och önskar.

Ska du anpassa ditt affärssystem?

Tänk länge och väl innan du beslutar dig. Anpassningar kan vara dyra att utveckla och ta fram samt de har merkostnader över tid. Det finns även vissa risker med att introducera anpassad kod i ett affärssystem.

För de flesta företagen är de funktioner och processtöd som finns i affärssystemet som standard lika bra eller bättre än de processer som tidigare användes. Men det krävs tålamod för att övertyga användarna att prova affärssystemet utan anpassningar under en period.

Men att anpassa affärssystemet kan vara en absolut nödvändig lösning för vissa företag. Om du behöver anpassa affärssystemet för att uppfylla dina affärsbehov och det är ekonomiskt försvarbart, så ska anpassningarna genomföras.

Men kom ihåg att var noga med och gör de insatser som krävs för att först och främst parametersätta affärssystemet korrekt. Det är mycket välinvesterad tid.